Conversione dei dati archivistici in pubblicazioni digitali Open Access. Un caso di studio: Carte d'autore online

Caso di studio

L’articolo si concentra sull’applicazione di uno specifico caso di studio, partendo da una banca dati e offrendo indicazioni metodologiche e operative sul processo di formazione di inventari archivistici.

Il caso di studio si riferisce al progetto di ricerca "Studio e progettazione dei tracciati XML-TEI e revisione delle carte dell’Archivio Palazzeschi per la conversione dei dati e dei testi e la loro esportazione in un flusso editoriale per la pubblicazione in Open Access", promosso dal Centro di Studi "Aldo Palazzeschi" del Dipartimento di Lettere e Filosofia dell’Università di Firenze.

Premessa

Le carte dell’archivio Palazzeschi sono disponibili in rete sul portale "Carte d'autore online. Archivi e biblioteche digitali della modernità letteraria italiana", che consente di accedere, oltre alle schede d’archivio, a riproduzioni di manoscritti, lettere, foto e trascrizioni. Tale ambiente di consultazione dialoga con il sistema di back office “WCM modulo Theke”, la piattaforma web per la gestione degli archivi sviluppata dal partner tecnologico Progettinrete¹.

L’obiettivo del progetto è riutilizzare i dati archivisti inseriti nella piattaforma di schedatura e riorganizzarli in vista di un inventario. La redazione dell’inventario in questo caso non seguirà l’impianto “tradizionale” ma si servirà dei dati già presenti sull’applicativo gestionale.

Descrizione del progetto

L’inventario riveste un ruolo fondamentale nel contesto archivistico, in quanto costituisce la chiave di accesso all’archivio, ha la funzione di descriverlo e di rappresentare la sua documentazione in forma organica, in vista di una sua fruizione; costituisce «lo strumento di ricerca concettualmente più elaborato e più rigoroso sotto l’aspetto formale»². 

È dunque il frutto di un attento esame della realtà documentaria e come tale deve rispettare la struttura gerarchica del fondo.

Nello specifico, l’inventario sul quale ci focalizzeremo riguarderà i manoscritti dello scrittore Aldo Palazzeschi che, all’interno del fondo Palazzeschi, sono riuniti nella serie "Carte d’Autore".

Il fondo Palazzeschi è ripartito in serie, sottoserie, fascicolo, unità documentaria (Fig. 1).

La struttura gerarchica del fondo è conforme alla cosiddetta descrizione multilivello, rappresentata graficamente attraverso l'albero rovesciato che procede dal generale al particolare, cioè dal fondo all'unità archivistica, fino ad arrivare al documento (Fig. 2).

Fig. 1 - Struttura gerarchica del fondo Palazzeschi sulla piattaforma "WCM modulo Theke".

Fig. 2 - Schema dei livelli di ordinamento di un fondo secondo ISAD(G).

La piattaforma di gestione del fondo Palazzeschi, "WCM modulo Theke", aderisce agli standard internazionali di descrizione delle unità archivistiche ISAD (G)³ e di descrizione storico istituzionale del soggetto produttore ISAAR (CPF)⁴; si articola nelle sette aree informative previste dalle norme ISAD(G) (Fig. 3):

1. area dell'identificazione;
2. area delle informazioni sul contesto;
3. area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura;
4. area delle informazioni relative alle condizioni di accesso ed utilizzazione;
5. area delle informazioni relative a documentazione collegata;
6. area delle note;
7. area di controllo della descrizione.

Fig. 3 - Focus sulla sezione identificativa della piattaforma "WCM modulo Theke".

Da ISAD a EAD

In accordo col partner informatico, si è deciso di adottare schemi XML per la descrizione degli oggetti archivistici: EAD (Encoded Archival Description) ed EAC (Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons and Families).

L’utilizzo di tecnologie come XML (eXtensible Markup Language), che permettono la conservazione e la comunicazione dei dati, mira a garantire la persistenza della struttura e del contenuto delle descrizioni, nonché la loro accessibilità nel tempo⁵.

EAD è il modello dati (DTD)⁶, composto da una struttura e da elementi descrittivi, all’interno della quale è possibile codificare la descrizione delle fonti archivistiche. Esso costituisce l’esplicitazione in formato XML della struttura descrittiva delle ISAD(G).

EAC-CPF è il modello dati (DTD) che consente la codifica delle informazioni sui soggetti produttori e/o conservatori e formalizza in XML la struttura descrittiva delle ISAAR(CPF) (Fig. 4).

La DTD detta le “regole grammaticali” di un documento XML: definisce l’insieme degli elementi e dei relativi attributi obbligatori e opzionali, l’ordine di apparizione degli elementi nel documento XML e le relazioni gerarchiche tra gli elementi.

Fig. 4 - Schema esemplificativo sulle relazioni tra gli standard archivistici.

Sono state realizzate la mappatura ISAD (G) - EAD prendendo come riferimento le linee guida pubblicate dalla Library of Congress⁷ e la mappatura ISAAR - EAC-CPF, la quale non sarà oggetto di approfondimento in questa sede.

Ogni elemento della descrizione archivistica definito da ISAD (G) è espresso in EAD da un elemento specifico o da una combinazione di elementi. 

Diversi sono i vantaggi che si possono trarre dall’utilizzo di EAD e EAC-CPF: si può elaborare qualsiasi fonte di informazione archivistica per la sua diffusione in formato elettronico, si possono conservare, gestire e aggiornare i dati intervenendo direttamente sul documento XML che è un semplice file di testo, viene facilitato lo scambio di informazioni, l’interoperabilità tra dati e formati; si garantisce una struttura di tipo gerarchico.

Predisposizione tracciato XML

Facciamo un accenno alla struttura di EAD partendo dai seguenti macro-elementi (Fig. 5):

• <eadheader> (EAD Header, intestazione del documento - obbligatorio) per la codifica di informazioni identificative generali sullo strumento di ricerca (titolo, compilatore, data di compilazione, edizione);
• <frontmatter> (Front Matter, frontespizio - opzionale) per la formattazione del documento;
• <archdesc> (Archival Description, descrizione archivistica - obbligatorio) contiene gli elementi per la codifica dei dati archivistici, per le informazioni e le descrizioni relative al corpus (fondo, serie, unità archivistica).

Fig. 5 - Primo livello di struttura gerarchica.

Anche lo schema EAD presenta una visualizzazione ad albero in cui gli elementi vengono annidati.

Una volta terminata la descrizione generale del complesso documentario, si giunge alla codifica dei raggruppamenti gerarchici e delle relative unità di descrizione del materiale attraverso l’elemento <dsc> (Description of Subordinate Components, descrizione delle componenti subordinate).

All’interno di  <dsc>  (Description of Subordinate Components) è possibile trovare diversi <c> (Components, Componenti) ossia unità di descrizione, ciascuna delle quali contiene sottoelementi per la codifica dei dati identificativi (Fig. 6).

Fig. 6 - Articolazione di <c>.

Nella predisposizione del tracciato di export a XML-EAD sono stati adattati gli schemi di equivalenza ISAD-EAD ai campi archivistici di ciascun livello del sistema gestionale dell’archivio (Fig. 7), indicando nel tag l’etichetta del campo del programma d’archivio e il riferimento alle norme ISAD: per esempio il campo “codice definitivo” è stato riportato nel tag <unitid>, il campo “titolo” nel tag <unittitle> o ancora la data nel tag <unitdate>; in verde, invece, si possono individuare le note fornite per un corretto uso del tracciato ai fini della conversione degli standard.

Fig. 7 - Tracciato XML di export da WCM modulo Theke a EAD.

Fasi di composizione dell’inventario

Nella fase di redazione di un inventario è sempre importante definire preliminarmente il grado di analiticità della descrizione relativa alla documentazione⁸. Pertanto, anche nel nostro caso, è stata effettuata la scelta riguardante il set di informazioni per la composizione dell’inventario.

Si è scelto dunque di produrre un inventario analitico che descrivesse le singole unità documentarie. In seguito, è stato impostato il nostro strumento di ricerca esaminando la mole di materiale e l’organizzazione della documentazione e prendendo come riferimento gli elementi essenziali per la redazione di un inventario⁹:

• strutturali (articolazioni del fondo);
• identificativi (segnature originali, date estreme);
• descrittivi (note introduttive al fondo e alle singole serie, titolo ed eventuale integrazione del contenuto);
• complementari (bibliografia, indici, tavole di raffronto, appendici).

La documentazione è suddivisa in fascicoli, ciascuno contenente una o più unità documentarie. La descrizione delle carte è stata effettuata a livello del singolo documento, tenendo conto delle varie redazioni.

In relazione alla tipologia di materiale (manoscritti), si è deciso di estrarre campi specifici del livello analizzato, estrapolando le informazioni che potessero risultare utili all’utente durante la consultazione dell’inventario.

Dopo aver stabilito la struttura dell’inventario è stato curato l’aspetto formale, ossia la disposizione grafica e la formattazione del testo: l’impaginazione, la tipologia di carattere, lo stile, la dimensione e l’interlinea, come riportato nello schema delle indicazioni tipografiche sottostante.

L’ultima fase, prima di procedere all’estrazione dei dati per l’impaginazione, è stata la revisione delle carte d’archivio: per avere una visione d’insieme si è scelto di adoperare il programma excel che consente di ordinare le righe e verificare facilmente il formato e il valore dei campi numerici. Il partner tecnologico ha estratto tutto il materiale della serie interessata su un documento excel in cui ogni riga corrispondeva a una scheda archivistica (record), permettendoci così di effettuare il controllo sistematico di tutti i fascicoli e le unità documentarie, verificando tutti i dati, anche quelli non funzionali alla pubblicazione dell’inventario.

Laddove sono emerse delle criticità, è stata fatta una verifica sui pezzi archivistici coinvolti per una valutazione ponderata su ogni singolo caso.

Una volta puliti i dati, il documento excel corretto è stato restituito al partner tecnologico il quale ha aggiornato i dati nell’ambiente di schedatura e esportato i dati revisionati -tramite un documento XML- al curatore dell’impaginazione. I dati interessati alla pubblicazione sono stati processati da un template realizzato ad hoc su Adobe Indesign, che ha permesso la visualizzazione del contenuto in forma sequenziale, seguendo precise disposizioni¹⁰.

L’impaginatore ha dato una nuova veste al documento XML e, avvalendosi delle istruzioni fornite ha esportato il contenuto in un file PDF, inviato, successivamente, al curatore (archivista) per la correzione delle bozze.

L’iter ha previsto un controllo massiccio del file, individuando eventuali errori sfuggiti nei passaggi precedenti e verificando che ogni dato del PDF prodotto automaticamente fosse stata esportato correttamente.

Nel caso specifico dell’inventario sui manoscritti, sono stati riscontrati sia errori sostanziali (estratte informazioni non previste dal tracciato), sia errori formali (righe vuote tra un campo e l’altro).

Dopo aver concluso il giro di bozze, corretto manualmente i dati nell’ambiente di schedatura e appurato che il file fosse pronto per la pubblicazione, abbiamo curato una nota al testo per fornire le indicazioni di consultazione dello strumento di ricerca, il resoconto degli interventi apportati, i criteri di schedatura, la tavola delle sigle e delle abbreviazioni.

Modalità di distribuzione

Vogliamo evidenziare la scelta consapevole e strategica di adottare una politica di distribuzione Open Access del volume, attraverso la licenza Creative Commons¹¹, CC BY-NC-ND 4.0, che consente di scaricare e condividere i lavori originali a condizione che non vengano modificati né utilizzati a scopi commerciali.

È possibile, tuttavia, anche acquistare la versione cartacea tramite il print on demand, dando al fruitore la possibilità di scegliere la modalità a lui più congeniale.

Al volume è stato assegnato un e-ISBN¹² e un DOI¹³ per identificare in modo univoco e permanente l’oggetto digitale.

Conclusioni

Il lavoro qui presentato è il risultato di un approccio metodologico che si è rivelato proficuo grazie alla cooperazione tra ricercatore/archivista, partner informatico e responsabile editoriale.

Tramite la messa a punto di questo flusso innovativo sono stati pubblicati al momento due strumenti di ricerca: l’Inventario dei manoscritti dell’Archivio Aldo Palazzeschi e l’Inventario della biblioteca di Aldo Palazzeschi.

Il sinergico lavoro di squadra ha già posto le basi per un’ulteriore pubblicazione riguardante l’inventario della corrispondenza, dilatando in una prospettiva futura quei criteri e quelle modalità di lavoro risultate fruttuose, per una fruizione sempre più agevole dei dati del fondo Palazzeschi.